In de loop van april organiseerden we webinars om onze klanten voor te bereiden op de start van eWZC Fin. In die opleidingen werden tal van vragen gesteld die we nu graag voor u bundelen om u een antwoord op al uw mogelijke vragen te geven.
Het VAZG zal dit (voorlopig) niet blokkeren. U kan dus binnen de 24u een bewoner wisselen van ROB naar RVT. Afhankelijk van het uur waarop u de bewoner verplaatst van ROB naar RVT zal voor die dag ofwel een ROB forfait worden toegekend of RVT forfait.
Vanaf het instapmoment dient u bij de opname van een resident aan te geven of deze werd opgenomen omwille van een ongeval (of arbeidsongeval).
Het is aangewezen dat alle situaties die beschouwd kunnen worden als ongeval doorgegeven worden (dus ook een val van de trap). Door de zorgkas of de externe dienstverlener wordt dan nagegaan of er sprake is van een aansprakelijke derde en of kosten teruggevorderd kunnen worden. Een ongeval is dan elke plotse gebeurtenis dat een letsel veroorzaakt (zo kunnen we het onderscheid maken met een ziekte).
Dit kan, maar hoeft niet. Weet wel dat opdat een opname pas aanvaard wordt als er een geldige katzscore voor de opnameperiode bestaat. Als u bijvoorbeeld eerst het opnamebericht verstuurd zonder katzscore, zal dit bericht in afwachting worden geplaatst totdat er een geldige katzschaal wordt opgestuurd (en goedgekeurd).
Indien u eerst de katzschaal doorstuurt dan kan deze worden goedgekeurd, zelfs wanneer u nog geen opnamebericht heeft gestuurd.
Tip: indien mogelijk kan u dus best altijd eerst de katz-score doorsturen opdat een opname niet in afwachting zou komen te staan.
Dit is mogelijk. Door een resident in reservatie te plaatsen, zullen er geen berichten naar het VAZG worden gestuurd. Van zodra u de resident opneemt, zullen de berichten wel worden verzonden.
Ja, van zodra u een persoon op afwezig zet, zal u een pop-up zien om een bericht te versturen naar het VAZG. Dit bericht vermeld vervolgens de opnamewijziging (namelijk tijdelijk afwezigheid). Wanneer de resident vervolgens terugkomt, zal u opnieuw een pop-up zien om het VAZG hiervan op de hoogte te brengen.
Deze controle gebeurt automatisch van zodra u instapt. Vanaf dat moment zullen er per resident die reeds opgenomen is 3 berichten worden klaargezet: opname, katz-score en controle verzekerbaarheid. Via het scherm “controle documenten residenten” kan u deze berichten verzenden naar het VAZG. Zij zullen hier vervolgens automatisch op antwoorden.
Voor nieuwe residenten die worden opgenomen na de instapperiode, kan u de verzekerbaarheid vooraf aan de opname controleren via bestanden > vóór opname > controle verzekerbaarheid. Ook hier zal u automatisch een antwoord terugkrijgen.
Indien een persoon niet VSB-verzekerd is omdat ze de bijdrage niet hebben betaald of omdat ze niet verplicht verzekerd moeten zijn of indien een rijksregisternummer incorrect is, zal u zien dat de verzekerbaarheid niet in orde is.
Het VAZG stelt dat alle residenten verplicht moeten zijn aangesloten, ofwel officieel (verplicht, betaalt een premie - recht op tegemoetkoming zorg & recht op zorgbudget) ofwel administratief (vrijwillig, betaalt geen premie - alleen recht op tegemoetkoming zorg).
Indien een resident dus nog niet is aangesloten, zal u als voorziening de resident moeten vragen om aan te sluiten, ofwel officieel ofwel administratief.
Voor WZC:
Iedere persoon die is opgenomen in een WZC heeft automatisch recht op het zorgbudget voor zwaar zorgbehoevenden. Indien deze persoon de zorgpremie niet betaalde aan de zorgkas, dan zal de zorgkas deze zorgpremie in mindering brengen van het zorgbudget voor zwaar zorgbehoevenden. Het WZC zal sowieso zijn tegemoetkoming voor zorg ontvangen. De voorziening kan de tegemoetkoming voor de zorg dus niet aan de bewoner aanrekenen.
Voor CVK en DVC:
Meer informatie omtrent hoe en wanneer een resident moet aansluiten vindt u hier.
Deze bewoner zal zich alsnog moeten aansluiten. Ongeacht op welk moment de bewoner zich aansluit, zal de verzekerbaarheid voor het volledige jaar gelden en dus ook voor de eerste 3 maanden waar hij initieel niet verzekerd was.
Het VAZG stelt dat in het extreme geval dat een bewoner de zorgkasbijdrage niet wil betalen, de bewoner zelf moet opdraaien voor de kosten. Ze spreken hier niet over het weigeren van de bewoner, maar de kosten moeten in dat geval wel volledig gedekt worden door de bewoner. Het VAZG hoopt zo dat dit de bewoner aanmaant om zich alsnog aan te sluiten bij de zorgkas.
Wat als je op het tabblad Mut. reeds een zorgkas had ingevuld?
Dat is niet erg. Vanaf dat u instapt, zal er een bericht per resident klaarstaan om de verzekerbaarheid na te gaan. Indien de persoon verzekerd is bij een bepaalde zorgkas, zal de informatie die u eerder had ingegeven in Geracc worden overschreven door de informatie van het VAZG. Deze informatie kan u vervolgens niet meer wijzigen (de velden worden uitgegrijsd). Indien de persoon niet is verzekerd, zullen de velden leeg blijven.
Ook deze residenten moeten zich aansluiten bij de zorgkas. Dit kan ofwel officieel (verplicht, betaalt een premie - recht op tegemoetkoming zorg & recht op zorgbudget) ofwel administratief (vrijwillig, betaalt geen premie - alleen recht op tegemoetkoming zorg).
Wat indien een bewoner van zorgkas verandert. Wordt dit dan automatisch gemeld?
De wijziging van mutualiteit / zorgkas gebeurt automatisch. Behalve voor de leden van de Vlaamse zorgkas. Die blijven aangesloten bij de Vlaamse zorgkas bij een wijziging van de mutualiteit. De bewoner moet daar geen formulieren voor invullen. De zorgkassen regelen dit onderling.
Neen, hiervoor hebt u de nieuwe versie van Geracc nodig én verbinding met het VAZG. Aangezien deze maar ter beschikking wordt gesteld per wave, zal het voordien onmogelijk zijn om de verzekerbaarheid te controleren.
De werking van het diagnostisch bilan blijft hetzelfde. Het schriftelijk verslag wordt in een gesloten omslag bewaard en is medisch beroepsgeheim. U geeft in Geracc de datum in van het diagnostisch bilan en selecteert de bijhorende katz-score (D, Cd of Fd voor DVC).
Deze katz-score zal vervolgens naar het VAZG worden gestuurd. Let wel, voor woonzorgcentra met bijkomende erkenning (RVT) zal een D als katz-score niét aanvaard worden. Dit dient een B of Cd score te zijn.
In tegenstelling tot wat eerder werd vermeld in de webinar van 7/3/2019 vallen D-bilans wel degelijk onder de Vlaamse bevoegdheid (betaling via de zorgkassen), en niet onder de federale (betaling via RIZIV)!
Meer informatie vindt u op blz. 30-31.
U dient nog steeds een waarde van minimum 1 in te geven voor de velden tijd en ruimte, ondanks het feit dat deze geen betekenis hebben voor een D-bilan.
Neen, er zijn bepaalde zaken die het VAZG niet zal toelaten, waaronder het wijzigen van D ROB naar B ROB.
Kan een D-score in een ROB nog gewijzigd worden naar een B-score in een RVT?
Ja, omdat de financiering van de afhankelijkheidscategorie D niet uitgebreid werd naar de woongelegenheden met bijzondere erkenning, zal in dat laatste geval de persoon als een B of een Cd moeten aangegeven worden aan de zorgkassen, via eWZCfin.
Ja, door de arts of verpleegkundige, maar deze moet niet worden opgestuurd naar het VAZG. Het ondertekende document dient u te bewaren in het zorgdossier ter controle.
Van zodra u instapt, wordt hier een nieuw document voorzien van het VAZG ter vervanging van het RIZIV document dat u hiervoor voordien gebruikte. Dit document is pas sinds deze week beschikbaar (week 20/3/2019) en zal mogelijk nog niet ingebouwd zijn in de versie van Geracc voor de eerste wave! U kan wel altijd het document afdrukken via de site van het VAZG.
Ja, indien u een resident aanmaakt en vervolgens score NO toekent, zullen er geen berichten worden doorgestuurd naar het VAZG. Als u nadien de score aanpast, zullen de 3 berichten worden klaargezet voor de resident en kan u ze naar het VAZG versturen.
U hoeft dus niet onmiddellijk de katz-score mee door te sturen bij opname.
Dit wil wel zeggen dat voor deze dagen waar er een katz-score NO werd toegekend er geen tussenkomst zal zijn van de zorgkas, daar het VAZG een geldige katz-score verwacht voor de facturatie. Tenzij u binnen de 5 werkdagen een katz-score toevoegt.
Dit is niet de juiste werkwijze. Indien een resident terugkomt van het ziekenhuis zal deze dezelfde katz-score behouden als voordien. Of u kan, indien reeds gekend, een nieuwe katz-score toevoegen vanaf de heropnamedatum. Indien u de nieuwe katz-score pas achteraf krijgt (bijvoorbeeld 2 dagen later) kan u nog tot 5 werkdagen in het verleden de aanpassingen doorvoeren. U dient geen gebruik te maken van de katz-score NO.
Voorbeeld:
Resident A wordt opgenomen op 1/2/2019 en had toen katz-score A.
Deze komt terug in de voorziening op 10/2/2019. De nieuwe katz-score is nog niet gekend, dus blijft deze op A staan.
U ontvangt de nieuwe katz-score B op 12/2/2019. U kan in Geracc de katz-score wijzigen en in voege laten gaan vanaf 10/2/2019 aangezien de termijn van 5 werkdagen wordt gerespecteerd.
Stel dat u de nieuwe katz-score pas op 22/2/2019 ontvangt kan u deze invoegen in Geracc vanaf 15/2/2019 (maximaal 5 dagen in het verleden).
De bewoner zal dan van de periode 1/2 tot 14/2 katz-score A hebben en vanaf 15/2 katz-score B.
De MMSE (Mini Mental State Examination) moet niet worden bezorgd aan de zorgkassen. U kan deze invullen bij twijfel. U hoeft ze ook niet verplicht te bewaren in het zorgdossier, maar het VAZG raadt aan dat dit best wel gebeurt ter ondersteuning van de indicatiestelling.
Indien er een katz-score wordt verstuurd naar het VAZG, geeft u al op voorhand aan of het een opname in een ROB of RVT betreft.
Wanneer u kiest voor ROB, zal de katz-score die aanvaard (of geweigerd wordt) automatisch de katz-score voor ROB zijn, ongeacht of er B/B’ staat.
Idem voor RVT.
We gaan na of we dit kunnen wijzigen in de nabije toekomst.
Ja, bij elke wijziging die u doorvoert van de katz-score zal u, van zodra u opslaat, een bericht naar het VAZG moeten verzenden. Dit komt omdat het VAZG ook rekening houdt met de verschillende scores die worden gegeven en deze dus wel zijn veranderd.
In het verleden werden enkel categoriewijzingen doorgegeven. Het VAZG wil van elke wijziging op de hoogte worden gebracht dus u dient elke wijziging in te geven in Geracc. Bij elke wijziging die u doorvoert van de katz-score zal u, van zodra u opslaat, een bericht naar het VAZG moeten verzenden. Dit moet u doen naast de ondertekende papieren versie die u in het dossier bewaard.
U kan een nieuwe katz-score invoeren en datum en uur hetzelfde houden als de initiële, foutieve katz-score. Van zodra u opslaat, zal er worden gevraagd om een bericht te verzenden naar het VAZG.
Enerzijds zal u in het overzicht “controle documenten residenten” een bericht zien met betrekking tot “schrappen katz-schaal” voor de foutieve. Uw opname zal nu ook niet langer geldig zijn omdat er geen geldige katz-score is.
Van zodra het schrappen van de katz-schaal werd aanvaard door het VAZG zal u een nieuw bericht zien met de nieuwe, correcte katz-schaal.
Wanneer dit aanvaard wordt door het VAZG zou u in principe ook een push melding moeten krijgen van het VAZG dat de opname ook terug in orde is, aangezien er nu wel een geldige katz-score is, namelijk de nieuwe, correcte.
Indien u de katz-score louter informatief bekijkt, iets aanpast en vervolgens weer aanpast naar de oorspronkelijke staat, zal er geen bericht worden verstuurd naar het VAZG.
Het digitaal opsturen van de katz-score kan u reeds doen van zodra u instapt met de nieuwe software. Elke keer wanneer u een katz-score invoert/wijzigt, zal er een bericht klaarstaan om verzonden te worden naar het VAZG.
Het katz-schaal document (41) dient u niet digitaal mee te sturen. U dient het alleen af te printen, te laten ondertekenen en vervolgens te bewaren in het dossier. Tot op heden gebruikte u hier een RIZIV document voor. Vanaf het instapmoment verwacht het VAZG dat u hiervoor een VAZG document gebruikt.
Stel u stapt in vanaf 1/5 dan gebruikt u voor de periode 1/1-30/4 het RIZIV document. Vanaf 1/5 gebruikt u het VAZG document.
Dit document werd echter nog niet mee ingebouwd in de laatste versie van de Geracc software, omdat het VAZG het document pas ter beschikking stelde na de uitrol van onze software update. U kan het document wel hier terugvinden: https://www.zorg-en-gezondheid.be/formulieren-ewzcfin
We stellen het document zo snel mogelijk ter beschikking in Geracc (hopelijk wave 2), maar tot dan slaat u dit document best lokaal op en print het vervolgens af van zodra u het nodig heeft.
Neen, katz-scores die worden ingegeven in het zorgdossier worden niet verstuurd naar het VAZG. Alleen katz-scores die worden ingegeven in het admindossier zullen worden verstuurd.
Neen, u dient alleen de katz-scores op het VAZG formulier in te vullen van zodra u instapt. Als u instapt op 1/4 dan doet u dit dus vanaf 1/4. Stapt u pas in op 1/6 dan doet u dit pas vanaf 1/6.
Inmiddels heeft het VAZG gecommuniceerd dat zij met een gespreide uitrol gaan werken van 4 instapmomenten:
Ongeacht op welk moment u instapt zal u een voorschot blijven ontvangen voor de instapmaand en de 2 daaropvolgende maanden.
Bovendien werden de voorschotten opgetrokken van 80% naar 95%.
Het VAZG wil met deze instapmomenten mogelijke risico’s kunnen spreiden en betere opvolging kunnen garanderen.
Het VAZG heeft de softwareleveranciers gevraagd om de wave-indeling te bepalen. De indeling zal worden bepaald volgens de volgorde waarin de VSB-module werd besteld (first come first served).
We contacteren u eerstdaags om de wave waar u zal inzitten, mee te delen. Indien u niet akkoord gaat met uw wave-voorstel dient u dit te laten weten voor 10/4/2019.
Wanneer u initieel aangaf in te stappen vanaf 1/7/2019 zal u sowieso worden opgenomen in de 4de (laatste) wave.
Nee, u dient niets meer te ondernemen via het e-loket. U zal op de hoogte worden gebracht per mail mbt de wave-indeling.
Vanaf het moment dat u instapt zullen er per resident eerst 3 berichten klaarstaan die betrekking hebben op hun initiële opnamedatum (standaard 1/1/2019 voor alle residenten die reeds voor 2019 opgenomen waren), initiële katz-score vanaf 1/1/2019 en verzekerbaarheid voor het jaar 2019.
Van zodra deze berichten verwerkt zijn en u een antwoord heeft ontvangen van het VAZG, zullen de volgende berichten voor deze resident klaarstaan indien tussen de periode van 1/1/2019 en het instapmoment zaken zijn gewijzigd. U zal dus niet alle bewegingen in één keer kunnen verwerken, maar beetje bij beetje.
Voorbeeld voor een WZC dat instapt vanaf 1/4/2019
Persoon A
- Op 30/12/2018 werd deze opgenomen met een katz-score O.
- Op 2/2/2019 wijzigde de katz-score naar A.
- Op 2/3/2019 was persoon A tijdelijk afwezig gedurende 2 nachten (vb. familiebezoek)
- Op 4/3/2019 kwam persoon A terug naar het WZC.
Op 1/4 staan er eerst 3 berichten klaar:
1) Opnamedatum 1/1/2019 (migratiedossier wegens reeds aanwezig voor 2019)
2) Katz-score die geldig is op 1/1/2019 – in dit geval O
3) Verzekerbaarheid voor 2019
Alle berichten werden aanvaard.
Vervolgens staat het bericht klaar met betrekking tot katz-score wijziging A op 2/2/2019. Dit kan pas als het vorige bericht mbt de katz-score is aanvaard.
Het bericht mbt de afwezigheid op 2/3/2019 staat eveneens klaar, omdat het bericht mbt de opname reeds eerder aanvaard werd.
Beide berichten worden aanvaard.
Pas na aanvaarding van het bericht mbt de afwezigheid op 2/3/2019 zal het bericht mbt de aanwezigheid op 4/3/2019 klaarstaan. Als dit bericht aanvaard wordt, kan pas het volgende opnamebericht worden verwerkt.
Het klaarzetten van deze berichten gebeurt automatisch. U hoeft dus niets opnieuw manueel in te geven. Het verwerken van deze berichten (= verzenden naar VAZG) zal u wel nog manueel moeten doen door op de knop “verwerk” te klikken in het scherm “controle documenten residenten”.
De chronologie loopt per resident.
Voorbeeld
Resident A:
- Opgenomen: 12/12/2018
- Afwezig (ziekenhuis): 13/1/2019
- Aanwezig: 15/1/2019
Resident B:
- Opgenomen: 2/1/2019
- Afwezig (ziekenhuis): 8/1/2019
- Aanwezig: 17/1/2019
U verstuurt voor beide residenten de 3 standaardberichten vanaf het instapmoment.
U ontvangt voor resident A eerder een antwoord dan voor resident B.
Voor resident A zal het bericht voor de afwezigheid van 13/1 reeds klaarstaan om verzonden te worden, ondanks het feit dat dit pas later is dan de afwezigheid voor resident B op 8/1.
Als u nadien het bericht van resident A heeft verzonden en in tussentijd bijvoorbeeld ook het bericht voor de afwezigheid van resident B en u zou nu eerder een antwoord ontvangen voor de afwezigheid van resident B, dan zal voor resident B de aanwezigheid van 17/1 klaarstaan om verzonden te worden, ondanks dat dit later is dan de aanwezigheid van resident A op 15/1.
Als er geen aanvaarding is van het VAZG, kan dit dan nog worden rechtgezet?
Ja, dit is mogelijk. Het VAZG geeft u 60 dagen de tijd om de berichten door te sturen en eventuele correcties door te voeren indien nodig. U past deze zaken aan in Geracc en verzend opnieuw de berichten naar het VAZG. Je zal de status van de foute berichten tevens moeten veranderen naar “fout nagekeken”.
Dit zal verder in detail worden toegelicht in de Geracc handleiding.
Naar de toekomst toe, zal u opnames en/of wijzigingen binnen 5 werkdagen moeten communiceren aan het VAZG. Indien zich er dan fouten voordoen, moet u deze ook binnen de 5 dagen corrigeren.
U krijgt na uw instapmoment 60 dagen de tijd om al uw aanvragen door te sturen voor de overgangsperiode én bijkomen alle huidige wijzigingen.
Na de termijn van 60 dagen zal de gebruikelijke meldingstermijn van 5 werkdagen worden gehanteerd.
Indien u vervolgens binnen de 5 werkdagen bijvoorbeeld een fout corrigeert, kan het in het begin zijn dat het tot 2 weken duurt vooraleer dit wordt aanvaard door VAZG. Het is de verzenddatum die telt. Indien de verzenddatum van de aanvraag binnen de 5 werkdagen gebeurt en het antwoord loopt na 2 weken binnen dan zal de correctie gewoon worden aanvaard. Let wel op dat u het bericht effectief verzend en niet op “uitgesteld” laat staan!
Standaard heeft u dus 5 werkdagen de tijd om berichten door te sturen. Dit wil ook zeggen om fouten te corrigeren.
Zaterdagen tellen niet als werkdagen.
Wanneer kunnen we de instructies met betrekking tot het opladen van het certificaat verwachten?
De instructies kan u alvast hier terugvinden.
Ze zullen u ook per wave nog worden toegestuurd.
Neen, eHealthcertificaten worden gekoppeld aan een RIZIV-nummer en niet aan een HCO-nummer. Aangezien het RIZIV-nummer voor een kortverblijf gelijk is aan dat van het WZC zal u hier dus geen apart certificaat voor moeten aanvragen/opladen.
In Geracc zal u wel een apart HCO-nummer moeten ingeven voor het kortverblijf.
Neen, er dient eerst ook nog een nieuwe versie van Geracc geïnstalleerd te worden.
We rollen de nieuwe versie van Geracc uit per wave. Afhankelijk in welke wave u zit, zullen we u vooraf aan de wave contacteren met betrekking tot de installatie van de laatste nieuwe versie. Dit omdat we verwachten dat er mogelijk na de wave(s) hier en daar nog iteraties moeten gebeuren en we dus met updates komen van Geracc.
Vóór het instapmoment dient u nog wel de papieren formulieren voor de aanvraag van de tegemoetkoming te bezorgen aan de mutualiteiten om de werking van hun federale taken te vrijwaren, zoals de tarifering per eenheid van geneesmiddelen afgeleverd in openbare apotheken aan bewoners in de woonzorgcentra, het toekennen van het statuut chronische aandoening, …
U dient echter geen kwartaalfacturatie meer uit te voeren gericht aan het RIZIV.
Sinds de week van 25/3 is er ook een nieuwe regel van kracht met betrekking tot het versturen van de documenten aan de mutualiteiten voor de periode vanaf het instapmoment en de daaropvolgende 60 dagen.
Vanaf het instapmoment, verwachten de mutualiteiten gedurende 60 dagen nog steeds dezelfde documenten te ontvangen zoals u deed vóór het instapmoment. Deze documenten dienen zij op papier te ontvangen binnen de 7 dagen.
Hier wordt hard aan gewerkt en we hopen een eerste versie te kunnen delen met u in de eerste week van april. Tot de handleiding op papier er is, verwijzen we u graag naar de webinar (de kortere stukjes komen binnenkort ook online).
Voor het instapmoment:
- Papieren documenten versturen naar mutualiteiten (geen facturatie)
Tijdens het instapmoment (i.e. +/- 1 week voor instapdatum):
- eHealthcertificaat aanvragen en opladen op: https://passport-elderly.careconnect.be/
- Nieuwe versie van Geracc installeren
- Configuratie-instructies volgen (apart document) opdat Geracc klaar is voor de connectie met VAZG
Na het instapmoment:
- Alle opname-, katz- en verzekerbaarheidsberichten voor periode januari tot instapmoment versturen naar VAZG
- Regelmatig het scherm “controle documenten residenten” nakijken om te zien of u de volgende berichten kan versturen of fouten moet rechtzetten
- Facturatie van de periode januari tot aan instapmoment chronologisch verzenden
- Fouten binnen facturatie corrigeren
+ gedurende eerste 60 dagen na instapmoment:
- Papieren documenten versturen naar mutualiteiten (geen facturatie)
U zal normaal gesproken wel op de hoogte worden gebracht omtrent de wave-indeling, maar u wordt ten stelligste gevraagd om deze verklaring op eer zo snel mogelijk in orde te brengen.
Moet je in de toekomst steeds wachten met de maandfacturatie tot alles is goedgekeurd?
Het VAZG geeft als richtlijn om pas te factureren als de opnamegegevens en katz-scores grotendeels door hen gevalideerd zijn. Zij schatten dat dit normaliter rond de 6de of 7de dag van elke maand is.
Het is namelijk niet de bedoeling dat zij meerdere “gewone” zendingen (maandfacturatie zonder correcties) per maand ontvangen.
Indien er toch nog residenten zijn waarvoor er nog geen antwoord werd ontvangen met betrekking tot de opnamegegevens en katz-scores, kunnen deze residenten worden opgenomen in de volgende maandfacturatie.
Het VAZG geeft hier geen bepaalde richtlijnen rond, al hanteren zij wel een verjaringstermijn van 2 jaar. U heeft dus 2 jaar de tijd om uw prestaties aan de zorgkassen te factureren.
U dient eerst de residentenfacturatie te doen alvorens deze naar het VAZG. Dit komt omdat de VAZG facturatie gegevens bevat van de residentenfacturatie.
In Geracc kunnen er twee HCO nummers worden ingevuld, één voor het WZC en één voor het KV. In de residentenfiche geeft u aan of een resident in kortverblijf zit.
Van zodra u de facturatie doet, zal de facturatiemodule automatisch de KV splitsen van de WZC residenten.
Stel 2 residenten voor de Neutrale Zorgkas, 1 KV en 1 WZC. Je factureert voor beide de maand februari.
Er zullen automatisch 2 facturen worden gegenereerd voor de Neutrale Zorgkas. 1 voor KV en 1 voor WZC.
Klopt, voordien zal de facturatiemodule nog niet beschikbaar zijn. Dit wil zeggen dat wanneer u instapt in juli u pas zal kunnen factureren vanaf juli en dit voor de periode januari t/m juni.
U zal 60 dagen de tijd hebben om alles te verzenden naar het VAZG ongeacht op welk moment u instapt (wave 1, 2, 3 of 4).
U dient géén papieren facturatie meer te doen, laat staan de kwartaalfacturatie. Kwartaalfacturatie (op papier) is enkel en alleen voorbestemd voor het RIZIV. Het VAZG verwacht dat u de digitale facturatie retroactief oppikt van zodra u instapt. Dit wil zeggen dat als u instapt vanaf 1/5 u dus de facturatie van de maand januari, februari, maart en april nog zal moeten doorsturen alvorens deze van mei door te sturen. Dit gebeurt digitaal zoals getoond in de laatste webinar.
Ja, 2018 is geen VAZG jaar, maar een RIZIV jaar. Alle correcties mbt het jaar 2018 (of eerder) dienen via de oude manier te verlopen naar het RIZIV.
Ja, deze kan u afdrukken via het scherm “facturatie” via het printericoon rechtsonder. Niet via de download knop op het scherm “meldingen”. Deze download dient namelijk niet voor pdf of afdrukbestanden.
Het is de bedoeling dat u vanaf het instapmoment regelmatig gebruik maakt van het scherm “controle documenten residenten”. Hiervoor navigeert u naar facturatie > VAZG > controle documenten residenten.
Dit scherm zal u regelmatig moeten controleren om na te gaan voor welke berichten u nog een actie dient te ondernemen (filter: actie voor nodig). U kan ook de status nagaan van alle berichten (filter: alles).
Momenteel wordt er bij opstart nog geen scherm getoond met de verschillende acties die nog moeten worden ondernomen voor de VAZG berichten. We bekijken wat hier de beste oplossing is naar gebruiksvriendelijkheid toe. Deze schermen zullen dus later aan de hand van de eerste feedback mee worden opgenomen, bijvoorbeeld in het scherm “communicatieschrift en belangrijke afspraken” en we gaan na of we alle berichten tonen of bijvoorbeeld alleen fouten en berichten in beraad.
Deze vallen niet onder de regionale bevoegdheid (VAZG) maar blijven onder de federale bevoegdheid (RIZIV). U gaat gewoon te werk zoals u voordien deed. Er verandert niets aan de werkwijze.
Documenten omtrent opname-aanvragen, einde huisvestingen en katz-wijzigingen zal u nog steeds kunnen afdrukken en zal u nog steeds moeten versturen naar het RIZIV.
Alleen zal u met de nieuwe versie, van zodra u de RIZIV facturatie gebruikt, enkel nog Huntington, ALS/MS- en comapatiënten terugvinden.
Deze vallen niet onder de regionale bevoegdheid (VAZG) maar blijven onder de federale bevoegdheid (RIZIV).
Met de huidige Geracc 4.0.4 versie kan u in principe niet filteren tussen coma vs niet-coma residenten. U kan wel gewoon filteren op residentennaam en zo voor het aantal comabedden de kwartaalfacturatie aan het RIZIV bezorgen.
Ongelukkig genoeg blijkt dat ook het RIZIV een nieuwe werkwijze hanteert met betrekking tot comaresidenten. Er is een forfait specifiek voor comapatiënten en in dit forfait zit de incontinentiekorting reeds inbegrepen. Er mag dus geen aparte incontinentiekorting nog worden aangerekend. Deze nieuwigheden werden nog niet mee opgenomen in de nieuwe versie en zitten ook niet in de oude 4.0.4 versie. We bekijken intern of we de aanpassingen nog kunnen doen vóór 20/4 en alle voorzieningen met comaresidenten alsnog kunnen overschakelen op een nieuwe Geracc 4.0.6 versie, echter zonder eWZCfin functionaliteiten. Zo zou u alsnog de kwartaalfacturatie kunnen uitvoeren voor het eerste kwartaal. We houden u hiervan op de hoogte.
Verder blijft de facturatie verlopen zoals het geval op 31/12/2018 : driemaandelijkse facturatie met voorschotten. De betrokken RVT’s blijven ook de huidige formulieren van kennisgeving en einde huisvesting op papieren drager overmaken aan de VI’s.
M.a.w. er wordt niets gewijzigd aan het proces. De grote aanpassing is de forfaitaire betaling voor deze patiënten met een gelijk forfait voor elke instelling.
Let wel, in het (wellicht zeldzame) geval dat éénzelfde resident van een comateuze naar niet-comateuze toestand gaat (of andersom) u niet zal kunnen verder werken op dezelfde residentenfiche zonder een heropname. (Zelfde principe volgen als iemand die van kortverblijf naar het WZC gaat.)
Voorbeeld: persoon gaat van C Cc
Persoon C ingeven als definitief vertrek en vervolgens zelfde resident heropnemen als Cc (dus géén nieuwe resident aanmaken, maar heropname).
Voorbeeld: persoon gaat van Cc C
Persoon Cc ingeven als definitief vertrek en vervolgens zelfde resident heropnemen als C (dus géén nieuwe resident aanmaken, maar heropname).
Voorzieningen in het Brusselse moeten enkele minimale aanpassingen doen, aangezien facturen nu niet langer aan het RIZIV/de mutualiteiten moeten worden gericht maar aan de SMR. Hiervoor moet er per resident, manueel een SMR worden toegewezen zoals u vandaag een mutualiteit toewijst per resident.
Vervolgens kan u gewoon de facturatie blijven draaien zoals u dit vandaag gewend bent voor het RIZIV. Alleen zullen de facturen nu dus gericht worden aan de SMR en niet langer aan het RIZIV (behalve voor coma, MS, ALS en Huntingtonpatiënten).
Bijkomende instructies kunnen worden verkregen via mail. Gelieve hiervoor te mailen naar: info.care@corilus.be
U dient deze zaken alleen door te sturen naar het RIZIV voor de periode tot aan het instapmoment, maar u zal ze ook nog na het instapmoment kunnen afdrukken.
Na het instapmoment, van zodra u wijzigingen aanbrengt in de residentenfiche, zal u de popup zien om de wijzigingen door te sturen naar het VAZG. Wat niet werd getoond in de demo, maar wat wel onderdeel uitmaakt van de nieuwe versie, is dat ook de verschillende documenten nog steeds te zien zullen zijn in dezelfde popup en u deze ook kan afdrukken.
U kan ofwel, eerst afdrukken en vervolgens verzenden, ofwel beide acties gelijktijdig uitvoeren (afdrukken en verzenden). Let in het laatste geval wel op dat u zeker alle nodige documenten hebt geselecteerd, anders worden deze niet afgedrukt.
Ja, deze functionaliteit is niet veranderd. Ook voor de nieuwe facturatieschermen zal u altijd uw documenten kunnen bekijken in preview door op de printknop rechts onderaan te klikken.
Ja, dit is perfect mogelijk. Uw collega klikt elke keer op “cancel”, waardoor de berichten de status “uitgesteld” krijgen. Wanneer u ze allemaal wil versturen, doet u dit via het “controle documenten residenten” scherm.
Maar ook wanneer er niet op “cancel” wordt geklikt en de berichten worden verstuurd, zal u in het overzicht “controle documenten residenten” alle berichten kunnen opvolgen, ongeacht door welke collega ze wel (of nog niet) werden verstuurd.
Dit kan nog steeds op de oude werkwijze. Een manier is bijvoorbeeld via de afdruklijsten (afdrukken > RIZIV > tabel forfait verdeling/maand). Laat het woord RIZIV u in dit geval niet afschrikken.
Neen, de afdruklijsten tonen niet of een aanvraag al dan niet werd goedgekeurd. Hiervoor wordt echt verwezen naar het nieuwe scherm “controle documenten residenten”.
Dit kan. Momenteel zijn er 2 opties: u kan de berichten zien waarvoor u nog een actie moet ondernemen. Dit zijn de berichten die voor een eerste maal verzonden moeten worden (standaard: opname, katz, verzekerbaarheid), berichten waarvoor u een fout moet nakijken, berichten die werden uitgesteld of berichten die in afwachting zijn van een ander bericht.
U kan ook alle berichten zien. Dit zijn de berichten zoals hierboven vermeld, maar ook alle aanvaarde berichten waarvoor u geen actie meer voor dient te ondernemen.
Het controle documenten residenten wordt in de loop van de eerste maanden grondig herbekeken in het kader van gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie. U zal dus in de toekomst ook op basis van andere parameters kunnen filteren.
Neen, uitgesteld betekent dat u uw bericht nog niet heeft verzonden, maar dat u de verzending ervan heeft uitgesteld. U zal dus nooit een aanvaarding kunnen krijgen voor een uitgesteld bericht totdat u het effectief verzend.
Van zodra een verzonden bericht aanvaard wordt, zal u voor dit bericht geen pop-up zien met de boodschap dat het bericht werd aanvaard. We gaan wel na hoe we de communicatie adhv bijkomende schermen mogelijk nog duidelijker kunnen maken.
Ja, in principe krijg je per verstuurd bericht een antwoord van het VAZG, bijvoorbeeld aanvaard of fout. Het kan echter een tijdje duren vooraleer u een antwoord ontvangt. Voor alle berichten met betrekking tot de katz-score en opname zal u als antwoord van het VAZG een VSB-referentie moeten ontvangen.
In principe heeft u reeds enkele zorgkassen in uw systeem staan. Zoniet, kan u deze aanmaken. U zal ze moeten koppelen aan het correcte zorgkasnummer en u moet alle adresgegevens vervolledigen, alsook het klantnr. Anders zal u de facturen niet kunnen overdragen naar de boekhouding. Instructies over deze configuratie worden bij opstart naar uw technisch contactpersoon doorgestuurd opdat hij/zij deze configuratie per dossier kan uitvoeren.
In principe wordt elke bestaande pseudocode automatisch gekoppeld aan een nieuwe prestatiecode. Instructies over deze configuratie ter verificatie worden bij opstart naar uw technisch contactpersoon doorgestuurd opdat hij/zij deze configuratie per dossier kan nakijken.
Campusbesluiten maken gebruik van éénzelfde RIZIV nummer, maar elke voorziening binnen het campusbesluit heeft zijn eigen HCO nummer. Aangezien het VAZG facturatie verwacht op basis van het HCO nummer, zal een gemeenschappelijk facturatie per campus niet langer mogelijk zijn. Elke voorziening zal dus apart moeten factureren.
Campusbesluiten waarbij er wel nog RIZIV facturatie dient te gebeuren (vb. coma/ALS/MS/Huntington patiënten), kunnen hiervoor zonder problemen de facturatie op overkoepelend niveau uitvoeren.
Ja, de werkwijze is hier dezelfde als bij een WZC. De resident wordt opgenomen met een bepaalde katz-score.
Er moeten geen verlengingen meer worden doorgegeven. De goedkeuring van een opname in een DVC is onbeperkt geldig in de tijd.
De transportkosten worden niet langer verrekend via het RIZIV.
Deze worden vanaf nu in mindering gebracht op de residentenfactuur. Ze kunnen worden teruggevorderd bij de zorgkassen.
Hiervoor dient u enerzijds, eenmalig per resident, de kost te berekenen. Dit is het aantal km x 2 (heen/terug) x 0.35 euro.
Deze kost dient u in te geven in de residentenfiche en u dient deze kost zodanig te configureren dat ze standaard wordt aangerekend.
In de nieuwe versie van Geracc is er een nieuwe prestatiecode opgenomen om deze vergoeding terug te vorderen van de zorgkassen.
Een bijkomende instructie omtrent het configureren van deze kost wordt nog voorzien in een apart stukje film.
Meer informatie vindt u vanaf blz. 14 en achteraan in de FAQ op blz. 69.
Het lijkt ons dat in dat geval u voor deze residenten geen aanspraak zal kunnen maken op een terugbetaling van de zorgkassen. Deze vraag kan u echter beter richten aan het VAZG.
Vanaf wanneer moet je iemand uitschrijven uit het DVC?
De opname in een dagverzorgingscentrum is onbeperkt geldig in de tijd. Dit wil zeggen dat wanneer een dagverzorgingscentrum zeker weet dat een gebruiker niet meer naar het dagverzorgingscentrum zal komen, bijvoorbeeld omwille van een opname in een woonzorgcentrum of het overlijden van deze gebruiker, het DVC het einde van de opname moet melden aan de zorgkas van de gebruiker via eWZCfin. In het verleden moest dit niet en werd er na verloop van 1 jaar door het DVC geen nieuwe aanvraag om tegemoetkoming ingediend bij de verzekeringsinstelling.
Ook deze score zal u kunnen ingeven in Geracc en zal worden verstuurd naar het VAZG. Deze katz-scores volgen normaliter dezelfde werkwijze als andere katz-scores.